办公接电话礼仪有哪些 办公接电话礼仪有哪些内容
职场认识办公接打电话都是很常见的工作 ， 那么你知道办公接电话的礼仪有哪些吗?下面是小编给大家搜集整理的办公接电话礼仪文章内容 。希望可以帮助到大家!
公司接电话礼仪有哪些
1、电话铃响后 ， 应及时接听，一般不得超过三声，拿起电话筒应先说“您好!***公司” 。
2、如果来电时该员工不在 ， 其他员工、尤其该部门员工有接听电话的义务，严禁事不关已，不闻不问而诒误公务，如发现此类情况，公司将酌情予以处罚;
【办公接电话礼仪有哪些 办公接电话礼仪有哪些内容】3、接打电话应简明扼要，不得在电话中聊天 。通话声音以保证对方听清楚且不影响周围人为宜 。
4、对方查询单位的工作情况，如果知情不涉及公司保密 ， 可以如实告诉对方 。如果不知情或涉及到公司保密 ， 可说“对不起，此事我不太清楚 。”
5、若对方要求找人时，可说“请稍等”;如果要找的人不在时，可说“对不起，他现在不在，需要我帮您转告吗”;如果对方表明不需要，应礼貌道别 。
6、对方拨错电话时，可说“对不起 ， 您拨错号码了，请查准后再拨 。”
7、往外打电话，对方接听时，应先说“您好!”，请对方叫人时 ， 可说“麻烦您叫下***听电话”，若没有找到 ， 应说“谢谢您” 。
8、若请对方帮忙，可说“您可以记录一下吗?谢谢”、“您可以帮我查一下**吗?谢谢 。”
9、在用电话上传下达时，应注意语言流畅，简明准确 。对有关部门的电话通知，可说“请讲”、“请稍等，我记录一下” ， “请放心，我一定通知到” 。假如没有听清楚，可说“麻烦您再重复一遍” 。
10、通话结束时，对方若是客户或外单位的领导、年长者，要等对方挂断后，再放电话 。
11、在下达通知时 ， 应先问清对方的单位、姓名等有关情况，然后说“请您记录”、“请您复述一遍好吗”、“谢谢”、“再见”等 。
12、拨错电话时，应说“对不起，我拨错电话号码了” 。
13、挂断电话时应说“再见” 。
14、公司电话为办公所用，原则上不允许办理私事，如特殊情况向部门经理以上的领导请示后可使用 ， 费用登记在发放工资时予以扣除 。
15、接打电话应轻拿轻放，不得摔、砸，如造成人为损失，由责任人照价赔偿;
办公接电话礼仪
1、第二次铃声响完是最佳的接听时机 。太快或太慢接听电话都是不合适的 。如果第一声响起后立刻拿起话筒，对方会没有思想准备 。就象你希望和某个人讲话，如果他猛然冲到你的面前，你也会吓一跳的;如果在第三声响后接听，对方已经有等待的感觉了 。所以我们在第二次铃声响过以后拿起话筒是最合适的 。如果你在第四声后才接听，应该有道歉的话语 ， 如“您好!让您久等了” 。
2、接听电话的动作 。第一声电话铃声响起，我们可以把左手放在电话上，准备用左手拿话筒，右手进行电话记录(左手写字倾向的人恰好相反 ， 用右手准备拿起话筒) 。
3、接听的第一句话 。通常拿起话筒，我们习惯性的第一句话是“喂” 。严格来讲 ， “喂”是试话筒的声音 。当接听电话胜作的一部分时，应该体现精炼、从容的职业感觉 ， 所以“喂”这句开场白是必须去掉的 。取而代之的应该是问候语 。
问候语的时段性：9：00以前，早上好;
9：00—12：00，上午好;
12：00—13：30 ， 中午好;
13：30—17：30，下午好;
其他时间可以说“您好” 。
5、电话中的称谓 。询问对方的姓名时应该说：“请问您贵姓?”，不能直接问“你叫什么名字?” 。如果对方告诉你他的姓名，应该对姓名中的每一个字进行确认 。众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以暗示对他的尊重，同时可以避免产生“音同字不同”的错误 。即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量使用“姓+职务”的称呼方式 ， 或者说××先生、××女士 。
6、措辞 。电话交谈应该语言简洁、措辞高雅 ， 避免俚语或者不礼貌的语言 。
7、声音的把握 。有研究显示，当你与别人交流时，你说话的内容对别人的影响占20%，而你的声音对别人的感染力占到80% 。因此 ， 声音的作用不可小觑 。在电话里应该保持语调积极、明朗;合适的语速可以控制交流的节奏，如果对方语速过快 ， 你可以比他稍慢一点 ， 反之，如果对方说话很慢，你可以比他稍快一点，两种情况都保持差距不太大 。如果两个人说话节奏相差很大 ， 双方都会感觉到不和谐，会影响双方的愉快沟通;总之，声音的把握能够经营电话交流的感觉，传递你积极、镇定的工作风格 。
8、微笑的魅力 。不要以为电话另一端的人看不见你，就不必在意自己的表情 。其实人的情绪、态度、声音、表情、动作等外在与内在的状态是整体统一的 。不要试图让自己板着脸孔却说出悦耳动听的语言，即便那样，你的声音也是干涩的，毫无感染力可言 。微笑不只是表情，它是一种美好的感觉，在电话里看不到但是感觉的到!
9、你的情绪和身体姿态 。如果你趴在办公桌上接电话，声音会显得闷而不畅，会给对方造成困惑;如果你一边焦虑其他的事情一边打电话 ， 对方能够听出你有些急切 。因此，掌握情绪、保持良好的身体姿态是很有必要的 。
10、正确处理接电话过程中的各种情况 。如果对方要找的人不在 ， 应该说“他(她)恰好不在”，或者说“公务外出”，不要透露同事的去向 。若有留言需转告，应该记录下来，以免忘记交给同事，或者因为事情太多而弄错电话内容 。如果电话需要转接 ， 应该说“好的，请稍等 。”若分机无人接听转回总机，应该用第一次接电话的方式接听 。如果电话中噪音比较大，听不清对方说话，应该直截了当的告诉对方“对不起，我听不清您讲话，请您再拨一遍 。”有时办公室内恰好有客人在，电话铃声响起时，应该对客人礼貌的说明“对不起，我接个电话 。”对自己没有及时接到的电话，应该在二十四小时以内给予回复，如果有特殊的情况没能及时回复，一定要向对方做一个简单的解释 。
职场接听电话的礼仪技巧
1、“铃声不过三”原则
在电话铃声响起后 ， 如果立即拿起 ， 会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后再接听，是缺乏效率的表现，势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象，同时也会让对方不耐烦 ， 变得焦急 。如果因为客观原因，如电话机不在身边，或一时走不开，不能及时接听，就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释，如“很抱歉 ， 让你久等了”等 。
如果是在家里接听电话，尽管没有必要像在单位里那样及时，但尽快去接听是对对方的尊重，也是一个人的基本礼貌 。如果铃响五声以上才去接听 ， 也应向对方表示歉意 。老朋友之间尽管没有必要做出郑重其事的道歉，但向对方解释一下延误的原因也是必要的 。
2、规范的问候语
在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门 。对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称.
自报家门是让对方知道有没有打错电话，万一打错电话就可以少费口舌 。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重，而且也反映出本单位的高效率和严管理 。
在家里接电话可以有很多选择 ， 规范一点的可以用：“喂，你好!”问候对方 。当然在家里接听电话与工作单位接听电话有所不同，在家里，关键是要让对方感到亲切友好，而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的，过于规范化的电话反而会让人觉得“公事公办”的冷淡 。
例如：电话开门基本话术“您好，，这里是XX，我是小薛，很高兴为您服务 。[若两秒没有应答]，请问有什么可以为您服务的?”;
找相关人员，“请稍等”，5秒以内，电话人不能接听，须说明“您好，XX很快就来”“您好，XX正在XX，请稍等一阵” 。
要找的人不在或不能接听电话时的处理 。这里，特别要注意的是，在询问对方姓名前，先告知他要找的人不在 。
例如：当场不能接听电话，“您好，XX正在XX ， 方便让他等下打给您吗?”[是/否]“好的，我记录了” 。
当事人不在，“您好，XX[人]XXXXX ， 等他来了我让他回给您可以吗?”[是/否]“好的，我记录了”
禁忌：“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等
3、接到错误的电话也应该礼貌应对
接到错打的电话，人们很容易忽略了礼貌问题，甚至很粗鲁，这是因为人们认为错打的电话与自己没有关系 。但事实上，并非错打的电话都必定与自己没有关系，有时，对方也恰恰是与自己有重要关系的人 。因此，接听电话时，最好每一个电话都讲究礼貌，保持良好的接听态度 。
4、要学会记录并引用对方的名字
接电话时 ， 对对方的谈话可作必要的重复，重要的内容应简明扼要的记录下来，如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等 。在办公室工作的人员，应该有意识的训练自己的听辨能力 。
假如对方是老顾客 ， 经常打电话来 ， 一开口就能听出他或她的声音，那么可以用合适的称谓问好：“您好，王经理 。”这样一来，会给对方留下特别受到重视的感觉，增强对方对你的好感 。
5、应在对方挂电话后再挂电话
电话交谈完毕时 ， 应尽量让对方结束对话 。当对方向你说“再见”时 ， 别忘了你也应该说“再见”，并等对方挂了以后再挂电话，最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话，尤其不能在对方一讲完话，还没来得及说“再见”就把电话挂了 。若确需自己来结束，应解释、致歉 。通话完毕后，应等对方放下话筒后 ， 再轻轻地放下电话，以示尊重 。
注意挂电话时应小心轻放 ， 别让对方听到很响的搁机声 。
从平时生活中的点点滴滴做起，形成良好的习惯，不要不关心细节 ， 因为细节决定成败 。
接电话时的技巧
1、要注意通话时语气的用法
电话是非常直观的一种沟通方式，也是一种非常便捷的沟通方式，所以语气是一定要注意的，因为对方不仅会注意你的内容 ， 同时也非常注意你的语气，在工作电话中尽量要采用礼貌用语，要有积极主动的语气 ， 让对方产生想与你沟通的心情，这样机会就会大很多了 。
2、来电铃声不可超过三次才接
有时候电话响一次就接了，会给人以一种很唐突的感觉，会让对方感觉认为你压根没心听他讲话 ， 但是当来电响了三次以后再接，会让对方等的不耐烦、产生焦急情绪 。如果是客户的话，可能会影响双方的合作 。
所以，在电话铃声响了两次后接是最佳的状态，但是如果确实分不开身接电话的时候，电话响了超过了三次你在接起的时候，你应该要向对方表示歉意：说一句让您久等了 。
一般的规范电话用语：首先应自我介绍 ， 把自己的情况介绍一下，让对方确定所打的电话是无误的，避免了一些因为打错电话浪费的时间 。
3、与客户通电话要坚持后挂电话
当对方在与你说再见的时候，同时你也要礼貌的回复对方一下 ， 表示尊重对方 ， 等对方先把电话挂掉 ， 确认通话结束后你再把电话挂掉 。切忌挂电话时要小心不要发出过大的声音 。
4、随时记录
在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息 。如果你没做好准备 ， 而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话 。
5、自报家门
一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称 。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名 。
6、转入正题
当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应 。一个好的开场白可能是：“您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：“真不巧!我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场 。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展 。
关于接听电话的礼仪
1、随时记录
在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息 。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话 。
2、自报家门
一拿起电话就应清晰说出自己的全名 ， 有时也有必要说出自己所在单位的名称 。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名 。
3、转入正题
当你接听电话时 ， 不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应 。一个好的开场白可能是：“您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：“真不巧!我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场 。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展 。
4、避免将电话转给他人
自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人 。这时，你应该向对方解释一下原因 ， 并请求对方原谅 。例如，你可以说：“布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗?”在你作出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转给他人 。例如，你可以说：“对于这件事 ， 我们很快会派人跟您联系的 。”
5、避免电话中止时间过长
如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速 。你还可以有礼貌地向对方说：“您是稍候片刻，还数一会儿我再给您打过去?”
让对方等候时，你可以按下等候键 。如果你的电话没有等候键，3lian.com/zl就把话筒轻轻地放在桌子上 。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间 ， 你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展 。如，你可以说：“约翰先生，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻 。”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说：“对不起，让您久等了” ， 以引起对方的注意 。
对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的 。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候 。然后拿起另一部电话说：“你能否稍等?我正在接听一个电话 。”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论 。
什么是“电话形象”?
(1)指的是人们在使用电话时 ， 所留给通话对象以及其他在场者的总体印象 。一般来说，它由使用电话时的态度、表情、语言、内容以及时间等各个方面组合而成;
(2)“电话形象”在人际交往中发挥着重要的作用，国家公务员在使用电话时要注意维护自身的“电话形象” 。
打电话时应当遵循什么样的原则?
1、“通话3分钟原则”;
(1)在正常的情况下，每一次打电话的全部时间，应当不超过3分钟;
(2)一般在通话时，都要有意识地简化内容，尽量简明扼要;
(3)这个原则在许多国家，都要求公务员当作一项制度来遵守 。
2、“铃响不过三声原则” 。
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